Und Ihr Übersetzungsmanagement läuft wie von selbst.
Nach Gründung der Sprachenfabrik im Jahr 2002 als interner Sprachdienstleister des Bertelsmann-Konzerns entwickelte sich die Abteilung binnen kurzer Zeit zum Full Service-Dienstleister im Bereich Sprachen und internationale Kommunikation. 2014 wurde die Sprachenfabrik GmbH schließlich in der heutigen Form als eigenständiges Unternehmen gegründet. Anfangs genügte die einfache Access-Datenbank noch den Anforderungen der Projektmanager. Doch die Anliegen der Kunden wurden vielfältiger und die Projektmanager benötigten ein neues System, um die komplexer werdenden Prozesse zu steuern.
Wir haben rechtzeitig erkannt, dass unsere bis dato recht einfache Verwaltungssystematik diesen komplexeren Ansprüchen nicht mehr genügen würde, und sind mit Plunet auf ein Projektmanagement-System umgestiegen, das maßgeschneidert für die Ansprüche eines unabhängigen Sprachdienstleisters ist.Jörg Vogt
Mit der steigenden Auftragslage erhöhte sich auch erheblich der Zeitaufwand für Verwaltungstätigkeiten (Rechnungsbearbeitung, Beauftragungs- und Ablagesystematik u. a.). Dem Unternehmen fehlte es an Möglichkeiten zur Automatisierung der wiederkehrenden Aufgaben.
Die gestiegenen Kundenansprüche machten eine reibungslose Verknüpfung mit dem gewählten CAT-Tool memoQ und damit die Automatisierung einiger Übersetzungsprozesse unverzichtbar. Eine entsprechende Verknüpfung war mit den bestehenden Systemen nicht möglich.
Das ansteigende Kunden- und Unternehmenswachstum führte zu einer höheren Anzahl an Freiberuflern und zu insgesamt komplexeren Anforderungen an das Projektmanagement. Das anfangs verwendete System konnte weder die vielfältigen Informationen abbilden, noch die schnelle Wiedergabe einzelner Details ermöglichen.
Nach einer eingehenden Analyse verschiedener Projektmanagement-Systeme fiel die Wahl schnell auf Plunet. Neben der Möglichkeit zur umfassenden Automatisierung und Verwaltung der Geschäftsprozesse war für die Sprachenfabrik die nahtlose Anbindung an das CAT-Tool memoQ ein wichtiger Entscheidungsfaktor.
In meiner täglichen Arbeit schätze ich an Plunet insbesondere, dass wiederkehrende Arbeitsschritte über Aufträge aller Art hinweg automatisiert werden. Das Arbeiten mit Auftragsschablonen, die Textanalyse über die Schnittstelle zu memoQ, die Verwaltung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen direkt im System sind Beispiele für zeitsparende Funktionen. So kann ich mich stärker auf die individuelle Betreuung unserer Kunden und ihre Texte konzentrieren.Olesya Andronova
Die Sprachenfabrik arbeitet heute mit viermal so vielen Freiberuflern wie noch vor sechs Jahren. Mithilfe der Suche und Kalenderfunktion in Plunet BusinessManager findet sich schnell die geeignete und verfügbare Fachkraft, die per Klick direkt beauftragt werden kann.
Aussagekräftige Analysen für strategische Überlegungen sind jederzeit und unkompliziert abrufbar. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Kunden- und Mitarbeiterdaten individuell zugeschnitten und detailliert zu hinterlegen und anhand von Filterfunktionen jederzeit schnell abzurufen.
Durch automatisierte Prozesse (Schablonen, CAT-Schnittstelle, Rechnungsverwaltung, automatisierte Job-Workflows) konnte eine enorme Zeitersparnis erreicht werden. Die Umstellung der Eingangsrechnungen für Freiberufler zählte dabei zu den wichtigsten Änderungen. Durch diese Automatisierung ist es nun möglich, Rechnungen viermal so schnell wie zuvor zu erstellen.
Die Sprachenfabrik konnte die Arbeitsabläufe mithilfe von Plunet automatisieren, standardisieren und vereinfachen. Die daraus entstandene enorme Zeitersparnis ermöglichte eine bessere strategische Planung. Der Kundenstamm ist sechs Jahre nach der Nutzung von Plunet um das 12-fache gestiegen. Nun werden auch die gesamten Feedback-Prozesse für ein effizienteres Qualitätsmanagement in Plunet integriert.
Aktuell arbeiten wir an einer stärkeren Einbindung des Plunet QualityManagers in unsere standardisierten Arbeitsabläufe. Wir möchten die notwendigen Maßnahmen der Qualitätssicherung, die wir teilweise noch außerhalb von Plunet durchführen, vollständig in die Plattform integrieren.Marie Kneller
Customer Story
