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Wie die Sprachenfabrik sich neu erfand – Transformation als Strategie

Die Sprachenfabrik bietet ein breites Spektrum an Sprachdienstleistungen, wie z.B. Übersetzungen, Redaktion, PR-Beratung, Copywriting, Lektorat/Korrektorat, Dolmetschen und die Vertonung bzw. Untertitelung von Filmmaterial.

Plunet Customer Story_Sprachenfabrik_Hero image_team_mobile
2002
aus Bertelsmann entstanden
25+
Sprachen
2014
eigenständiges Unternehmen
70 %
Umsatzwachstum seit 2012
500 +
Freiberufliche Mitarbeiter
2012
mit Plunet gestartet

Einleitung

Nach Gründung der Sprachenfabrik im Jahr 2002 als interner Sprachdienstleister des Bertelsmann-Konzerns entwickelte sich die Abteilung binnen Kurzem zum Full Service-Dienstleister im Bereich Sprachen und internationale Kommunikation. 2014 wurde die Sprachenfabrik GmbH schließlich in der heutigen Form als eigenständiges Unternehmen gegründet. Anfangs genügte die einfache Access-Datenbank noch den Anforderungen der Projektmanager. Doch die Anliegen der Kunden wurden vielfältiger und die Projektmanager benötigten ein neues System, um die komplexer werdenden Prozesse zu steuern.

Wir haben rechtzeitig erkannt, dass unsere bis dato recht einfache Verwaltungssystematik diesen komplexeren Ansprüchen nicht mehr genügen würde, und sind mit Plunet auf ein Projektmanagement-System umgestiegen, das maßgeschneidert für die Ansprüche eines unabhängigen Sprachdienstleisters ist.Jörg VogtGeschäftsführer, Sprachenfabrik
Joerg Vogt_Sprachenfabrik

Die Herausforderungen

Erhöhter Zeitaufwand

Mit der steigenden Auftragslage erhöhte sich auch erheblich der Zeitaufwand für Verwaltungstätigkeiten (Rechnungsbearbeitung, Beauftragungs- und Ablagesystematik u. a.). Dem Unternehmen fehlte es an Möglichkeiten zur Automatisierung der wiederkehrenden Aufgaben.

Unzureichende Verknüpfung mit CAT-Tool

Die gestiegenen Kundenansprüche machten eine reibungslose Verknüpfung mit dem gewählten CAT-Tool memoQ und damit die Automatisierung einiger Übersetzungsprozesse unverzichtbar. Eine entsprechende Verknüpfung war mit den bestehenden Systemen nicht möglich.

Erhöhte Anforderungen ans Projektmanagement

Das ansteigende Kunden- und Unternehmenswachstum führte zu einer höheren Anzahl an Freiberuflern und zu insgesamt komplexeren Anforderungen an das Projektmanagement. Das anfangs verwendete System konnte weder die vielfältigen Informationen abbilden, noch die schnelle Wiedergabe einzelner Details ermöglichen.

Die Lösung

Nach einer eingehenden Analyse verschiedener Projektmanagement-Systeme fiel die Wahl schnell auf Plunet. Neben der Möglichkeit zur umfassenden Automatisierung und Verwaltung der Geschäftsprozesse war für die Sprachenfabrik die nahtlose Anbindung an das CAT-Tool memoQ ein wichtiger Entscheidungsfaktor.

In meiner täglichen Arbeit schätze ich an Plunet insbesondere, dass wiederkehrende Arbeitsschritte über Aufträge aller Art hinweg automatisiert werden. Das Arbeiten mit Auftragsschablonen, die Textanalyse über die Schnittstelle zu memoQ, die Verwaltung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen direkt im System sind Beispiele für zeitsparende Funktionen. So kann ich mich stärker auf die individuelle Betreuung unserer Kunden und ihre Texte konzentrieren.Olesya AndronovaProjektmanagement, Sprachenfabrik
Olesya Andronova_Sprachenfabrik

Die Vorteile

Vereinfachte Freiberufler-Suche und -Beauftragung

Die Sprachenfabrik arbeitet heute mit viermal so vielen Freiberuflern wie noch vor sechs Jahren. Mithilfe der Suche und Kalenderfunktion in Plunet BusinessManager findet sich schnell die geeignete und verfügbare Fachkraft, die per Klick direkt beauftragt werden kann.

Bessere strategische Planung

Aussagekräftige Analysen für strategische Überlegungen sind jederzeit und unkompliziert abrufbar. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Kunden- und Mitarbeiterdaten individuell zugeschnitten und detailliert zu hinterlegen und anhand von Filterfunktionen jederzeit schnell abzurufen.

Enorme Zeitersparnis

Durch automatisierte Prozesse (Schablonen, CAT-Schnittstelle, Rechnungsverwaltung, automatisierte Job-Workflows) konnte eine enorme Zeitersparnis erreicht werden. Die Umstellung der Eingangsrechnungen für Freiberufler zählte dabei zu den wichtigsten Änderungen. Durch diese Automatisierung ist es nun möglich, Rechnungen viermal so schnell wie zuvor zu erstellen.

Ausblick

Die Sprachenfabrik konnte die Arbeitsabläufe mithilfe von Plunet automatisieren, standardisieren und vereinfachen. Die daraus entstandene enorme Zeitersparnis ermöglichte eine bessere strategische Planung. Der Kundenstamm ist sechs Jahre nach der Nutzung von Plunet um das 12-fache gestiegen. Nun werden auch die gesamten Feedback-Prozesse für ein effizienteres Qualitätsmanagement in Plunet integriert.

Aktuell arbeiten wir an einer stärkeren Einbindung des Plunet QualityManagers in unsere standardisierten Arbeitsabläufe. Wir möchten die notwendigen Maßnahmen der Qualitätssicherung, die wir teilweise noch außerhalb von Plunet durchführen, vollständig in die Plattform integrieren.Marie KnellerVendor Management, Sprachenfabrik
Marie Kneller_Sprachenfabrik

 

Ihre Kontaktdaten

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