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Wie Zentralisierung für EVS Translations der Schlüssel zum Erfolg wurde

Der internationale Übersetzungsdienst EVS Translations unterstützt Kunden unterschiedlichster Branchen mit multilingualen Sprachservices. Die Leistungen reichen von Übersetzung über Lokalisierung bis zu Voiceover.

Plunet Customer Story_EVS Translations_ Hero image_Stockfoto
1991
gegründet
8
Büros weltweit
200
Mitarbeiter weltweit
100
fest angestellte Inhouse-Übersetzer
15 %
Steigerung des Übersetzungsvolumens pro Jahr
2009
mit Plunet gestartet

Einleitung

Die Geschichte von EVS Translations geht zurück bis ins Jahr 1991, als der Brite Edward Vick im hessischen Offenbach ein Übersetzungsbüro für den Finanzsektor gründete. Im Laufe der Jahre erweiterte EVS Translations die Bandbreite seiner Leistungen und Kunden und wuchs zu einem internationalen Sprachdienstleister heran. Bald reichten die manuell geführten Listen nicht mehr aus, um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden. Für das Management des vergrößerten Kundenstamms benötigte EVS Translations ein System, das sowohl international als auch auf dem deutschen Markt überzeugt.

Als wir Anfang der 90er Jahre starteten, führten wir unsere Managementprozesse noch per Hand durch. Erst mit dem Wachstum des Unternehmens und der zunehmenden Digitalisierung entstanden Bedürfnis und Markt für ein System, das dabei hilft, Unternehmensprozesse wirksam und standortübergreifend zu organisieren.Edward VickGründer und Geschäftsführer, EVS Translations GmbH
Edward Vick_EVS Translations

Die Herausforderungen

Mehraufwand durch fehlende Zentralisierung

Die acht Standorte weltweit - mit jeweils eigenen Prozessen und Ablagesystemen - stellten eine große Herausforderung dar. So mussten EVS Translations-Mitarbeiter aufgrund fehlender Übersichten zu Projektstatus und Kunden viel Zeit und Energie für die Auftragsbearbeitung einzelner Standorte investieren.

Hürden beim Qualitätsmanagement

EVS Translations, das nach den ISO-Normen 9001 und 17100 zertifiziert ist, fehlte ein System, das diese Normen bei den einzelnen Jobs berücksichtigt und so für eine erhebliche Vereinfachung des gesamten Qualitätsmanagement-Prozesses sorgt.

Die Lösung

Nach einer intensiven Recherche fiel die Wahl schließlich auf Plunet. Dafür waren drei Faktoren ausschlaggebend. Einzelne Projektschritte können über die Standorte hinweg vereinheitlicht, alle relevanten Projektinformationen zentral abgelegt und wichtige Kennzahlen mithilfe der Reporting-Funktionen herausgestellt werden.

Wir haben einige Lösungen geprüft, aber die benutzerfreundliche Oberfläche, die Möglichkeit, unsere Prozesse größtenteils abzubilden und nicht zuletzt das Prädikat „Made for Übersetzungsunternehmen“ haben uns letztendlich überzeugt.Jonathan FlathmannHead of Translation Technology Development, EVS Translations GmbH
Jonathan Flathmann_EVS Translations

Die Vorteile

Zentralisierung für mehr Teilhabe

Der Plunet BusinessManager bietet EVS Translations eine zentrale digitale Ablage für Auftrags- und Kundeninformationen. Auf diese Weise können alle Projektbeteiligten (Verkauf, Projektmanagement, Buchhaltung und Geschäftsführung), ihrer Rollen und Rechte entsprechend, auf die nötigen Informationen zugreifen. Die einzelnen Standorte fungieren durch die Zentralisierung zudem stärker als Teil des ganzen Unternehmens und auch Lieferanten können so schneller gefunden werden. Insgesamt wird dadurch eine bessere Einbindung aller Beteiligten ermöglicht. Dieser Vorteil führte bei den Bestandskundengeschäften seit 2009 zu einer Steigerung um 24 Prozent pro Jahr.

Verbesserte Planung durch ausführliche Reports

Mithilfe der in Plunet integrierten Reporting-Optionen kann EVS Translations zu allen relevanten Geschäfts- und Performancezahlen wertvolle Statistiken erstellen und nach Sprache, Kunde und Projekt ordnen. Daraus ergibt sich ein sehr guter Überblick zu den einzelnen Projekten und Prozessen.

Zeitersparnis durch Automatisierung

Die zahlreichen vorgefertigten und anpassbaren Vorlagen helfen EVS Translations dabei, Informationen viel schneller einzutragen bzw. anzuwenden. Langwierige Rechenprozesse bleiben dem Unternehmen nun erspart, da Preise automatisch anhand von Preislisten kalkuliert werden.

Ausblick

Nach der erfolgreichen Veränderung seiner Unternehmensprozesse plant EVS Translations einen weiteren Ausbau des verwendeten Management-Systems. Mit der konfigurierbaren Plunet-Lösung sind individuelle Anpassungen jederzeit möglich. Für EVS Translations fällt darunter vor allem eine verstärkte Einbindung der Buchhaltungsprogramme DATEV und SAGE.

Wir haben noch viel vor mit Plunet! Wir wollen unseren Kunden mehr Möglichkeiten bieten, ihre Abläufe mit unseren zu verzahnen. Und auch die internen Prozesse sind stetig im Fluss: Gut ist nie gut genug.Jonathan Flathmann

 

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