Veränderungen sind immer kompliziert und als Softwareunternehmen, das bei jeder Neuimplementierung einen Change Management Prozess begleitet, wissen wir, dass die Anpassungen an ein neues System, neue Funktionen und neue Arbeitsabläufe nicht einfach sind. Als wir letztes Jahr Plunet 8 veröffentlichten, haben wir auch festgestellt, wie herausfordernd das Change Management für unsere Bestandskunden ist.
In der neusten Version haben wir viele Änderungen an der Mitarbeiterbeauftragung vorgenommen, das Herzstück von Plunet und die von Projektmanagern am häufigsten verwendete Funktion.
Project Management by Exception
Unser Ziel für Plunet ist „Project Management by Exception“. Das bedeutet, dass alle Aufgaben, die kein Eingreifen von Projektmanagern erfordern, automatisch von der Software übernommen werden. Dies ermöglicht Projektmanagern, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die ihre Kreativität und ihren Einsatz benötigen. Zum Beispiel Probleme zu lösen, Beschwerden zu bearbeiten, KPIs (Key Performance Indicators) zu überwachen oder Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern aufzubauen. Die Entwicklung von Plunet 8 war ein großer Schritt in diese Richtung.
Anwenderforschung
Nach umfangreichen Kundenbefragungen und dem Feedback aus unserer User Community haben wir die Auswahlkriterien erweitert und neue Ranking-Funktionen hinzugefügt. Darüber hinaus haben wir den Anfrage- und Beauftragungsprozess durch neue Zuweisungsmethoden und automatischen Anfragerunden beschleunigt. Um die manuelle Arbeit von Projektmanagern zu reduzieren, ist eine standardisierte und gepflegte Datenbank Voraussetzung, denn das System basiert auf Vorlagen und definierten Regeln. Eine vollständige Automatisierung muss jedoch nicht immer das Ziel sein. Vielmehr sollte jedes Unternehmen eine gute Balance zwischen Rationalisierung und individueller Kundenbetreuung finden.
Bedarf an Individualisierung
Nach dem Upgrade waren unsere Kunden von der neuen Oberfläche inklusive automatisierter Such-, Anfrage- und Beauftragungsfunktion sowie von unserem neuen Modul VendorSearchManager PRO begeistert. Wir haben jedoch schnell gemerkt, dass nicht alle Kunden ihre Anfrage und Beauftragungs-E-Mails an Anbieter standardisieren möchten, auch wenn dies viel Zeit spart. In vielen Fällen ist die Möglichkeit, E-Mails zu personalisieren wertvoller als die Zeitersparnis einer automatisierten Nachricht.
Wie sind wir vorgegangen? Vor allem haben wir uns die Meinungen unserer Kunden angehört und uns das Feedback zu Herzen genommen. Nach Umfragen, Live-Sessions mit Kunden und Interviews mit verschiedenen Benutzergruppen haben unsere Research-, UX- und Produktteams das Feedback priorisiert und zusätzliche Prototypen erstellt, damit unsere Kunden flexibel zwischen Automatisierung und Individualisierung wechseln können.
Änderungen basierend auf Feedback in unser Minor Release von Plunet 8:
1. Die Prüfungsfunktion von Mitarbeitern im Job kann wieder zurückgesetzt werden
Dies hilft Projektmanagern, Renditen zu überprüfen, bevor ein Job einem Übersetzer zugewiesen wird.
2. Neuzuweisung eines beauftragten Jobs sowie das Erstellen einer Kopie, wenn ein Job storniert werden muss
Diese Funktion stellt sicher, dass der Projektmanager im laufenden Workflow flexibel den Anbieter wechseln kann.
3. Die Möglichkeit automatisierte Anfragen per E-Mail vor dem Versenden zu bearbeiten
Mit dieser neuen Funktion können Projektmanager E-Mail-Anfragen individuell bearbeiten und mit einem Klick versenden.
Unsere wichtigsten Erkenntnisse
Obwohl Automatisierungen für wachsende Übersetzungsagenturen unerlässlich sind, liegt das wahre Alleinstellungsmerkmal unserer Branche darin, den Bedarf an Individualisierungen und Personalisierung zu decken. Für uns als Softwareunternehmen bedeutet dies, dass wir die zunehmende Automatisierung mit voller Kraft unterstützen, aber gleichzeitig ein hohes Maß an Flexibilität für Projektleiter gewährleisten. Dies schafft eine Balance zwischen Flexibilität und Automatisierung, von der Projektleiter, Kunden und Lieferanten profitieren.
