Das Jahr 2020 neigt sich dem Ende zu und wir wollen schauen, wie unsere Kunden die Herausforderungen in diesem schwierigen Jahr gemeistert haben. Nachdem wir im Frühjahr mit dem asiatischen Unternehmen SuccessGlo gesprochen haben, werfen wir nun einen Blick auf die Übersetzungsagentur Euro-Com international – seit 2011 Plunet-Kunde. Wir fragten Marcia van Rooijen, Operations- und QA-Managerin, nach der Rolle, die Plunet bei der Entwicklung des Unternehmens und während der anhaltenden Corona-Krise gespielt hat.
Können Sie kurz Ihr Business und die Entwicklung des Unternehmens in den letzten fünf Jahren beschreiben? Was waren die Meilensteine in der Geschichte Ihres Unternehmens?
Wir sind ein Übersetzungsbüro mit zwei Standorten: Renkum (Niederlande) und Kairo (Ägypten). Von diesen Büros aus betreuen wir Sprachdienstleister und Direktkunden aus der ganzen Welt.
In den letzten fünf Jahren ist viel passiert, darunter ein Wechsel in der Geschäftsführung, aber die beiden größten Meilensteine waren:
- Unsere Cloud-Migration. Kurz vor dem Ausbruch der Pandemie, schlossen wir einen einjährigen Prozess ab, bei dem die gesamte Software und alle Daten in eine Cloud-Umgebung migriert wurden und alle Mitarbeiter mit Desktop-Anwendungen remote arbeiten konnten. Diese Umstellung nutzten wir, um auch unsere Arbeit mit Plunet weiter zu intensivieren. Während wir früher ausschließlich für die Auftrags- und Jobregistrierung mit Plunet gearbeitet und unsere Daten (bezüglich Kunden, Lieferanten und Projekte) extern gespeichert haben, nutzen wir jetzt für alles den Plunet-Dateimanager. Wir speichern alle unsere Projektdateien auf dem Plunet-Server, weisen alle unsere Aufträge über die Lieferantenportale zu, ermöglichen den Lieferanten die Rechnungsstellung über diese Portale und verwalten auch unsere Lieferantendatenbank in Plunet. Wenn ein Projektleiter eine Frage an einen Kollegen oder an die Geschäftsleitung hat, lautet die erste Rückfrage: ‚Wie lautet die Bestellnummer in Plunet?‘
- Im Dezember 2019 haben wir zwei neue ISO-Zertifizierungen erhalten! Abgesehen davon, dass wir seit 2014 nach ISO 9001 zertifiziert sind, können wir nun mit Stolz sagen, dass wir auch nach ISO 17100 und ISO 18587 zertifiziert sind.
Natürlich haben diese beiden neuen Zertifizierungen unsere tägliche Arbeit stark beeinflusst, und dies erforderte (u.a.) eine Änderung unseres Lieferantenmanagements. Das Plunet-Modul zur Einhaltung der ISO 17100 war dabei eine große Hilfe.
Warum haben Sie sich ursprünglich für Plunet als Ihr Business- und Übersetzungsmanagementsystem entschieden?
Wegen der unterschiedlichen Büros in den verschiedenen Ländern brauchten wir ein System und eine einheitliche Arbeitsweise, um alle unsere Projekte im Auge zu behalten, die Qualität unserer Arbeit zu gewährleisten und auch eine länderübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen – Projektmanager aus verschiedenen Ländern, die auf den gleichen Konten arbeiten. Plunet erfüllt einfach alle unsere Anforderungen.
Was waren die wichtigsten Herausforderungen, die Sie mit Plunet angehen wollten?
Wir brauchten ein klares System für unsere Projektregistrierung und Rechnungsstellung. Darüber hinaus wollten wir auch einen besseren Einblick in die verschiedenen Projekte, an denen wir arbeiten, in die Leistung unserer Projektmanager und die unserer Lieferanten erhalten.
Wie hat sich Ihr Unternehmen nach der Einführung von Plunet verändert?
Als wir 2011 mit Plunet starteten, konnten wir unsere Projekte viel besser nachverfolgen als in den sechs Jahren, bevor wir ein geeignetes Projektmanagementsystem hatten. Da unser Unternehmen wuchs und damit auch das Projektmanagement-Team sowie die Anzahl der Mitarbeiter, war ein solides Projektmanagement-System unerlässlich, um die Kontrolle zu behalten. Im Laufe der Jahre wuchsen unser Umsatz und die Anzahl der Projekte auf über drei Millionen Euro pro Jahr, das sind circa 8.500 Projekte. Im Vergleich dazu: Von dem Zeitpunkt an, als wir mit Plunet starteten bis 2018 wickelten wir insgesamt 5.000 Projekte ab. 2018 war ein schwieriges Jahr für uns, der Umsatz war nicht gut, obwohl die Zahl der tatsächlichen Projekte weiter anstieg. Aber dank Plunet mit all seinen Möglichkeiten waren wir besser gerüstet, um den wachsenden Anforderungen des Marktes und unseren eigenen gestiegenen Qualitätsstandards gerecht zu werden. Neben einigen anderen wichtigen organisatorischen Veränderungen hat uns Plunet dabei geholfen, die Herausforderungen zu meistern und ein besseres, gesundes und stabiles Unternehmen zu werden. In diesem Jahr werden wir mehr als 9.000 Projekte mit einem zufriedenstellenden Umsatz abgewickelt haben.
Auf welche Weise hat Plunet die Art und Weise beeinflusst, wie Sie mit Ihren Kunden und Lieferanten zusammenarbeiten?
Anfangs gab es keinen großen Einfluss. Erst als wir im Oktober 2019 begannen, das Lieferantenportal zu nutzen, wirkte sich das auf unsere Beziehung zu den Lieferanten aus. Die meisten Lieferanten schätzen die Arbeit mit Plunet sehr, weil sie dadurch einen klaren Überblick über ihre Aufträge haben und ihre Arbeit ganz einfach abrechnen können. Unsere Lieferanten sind unser wertvollstes Gut. Wir brauchen sie, um unsere Arbeit machen zu können, und wir schätzen unsere Beziehung zu ihnen sehr. Um den Verlust des persönlichen Kontakts durch unsere automatisierte Arbeitsweise auszugleichen, hat unser Vendor Management-Team den Kontakt zu den Lieferanten intensiviert und ist mehr denn je darauf bedacht, gute und enge Beziehungen zu ihnen zu pflegen.
Hat sich die Corona-Krise auf Ihr Unternehmen ausgewirkt und wenn ja, in welcher Weise?
Wenn überhaupt, dann hat es uns gezeigt, dass wir für die Zukunft und alles, was sie uns beschert, bereit sind. Wir haben das Jahr 2020 als ein gesundes, florierendes Unternehmen begonnen und werden es auch als solches beenden.
Aufgrund der Einführung des Dateimanagers und unserer Migration in die Cloud im Jahr 2019 konnte sich unser gesamtes Team problemlos auf Remote-Arbeit umstellen – und das gilt bis heute. Alles, was wir über Kunden, Lieferanten und Projekte wissen müssen, finden wir in Plunet.
Wie sieht Ihr Arbeitsalltag aktuell in der Corona-Krise aus und welche Rolle spielt Plunet dabei?
Plunet ist alles. Neben E-Mails ist Plunet meine Hauptinformationsquelle. Es sagt mir alles, was ich über unsere Lieferanten, Projekte, Kunden und Verkaufszahlen wissen muss. Wirklich alles. Wenn ich meinen Tag beginne, öffne ich als Erstes Plunet und überprüfe alle Projektmanager-Dashboards, das Letzte, was ich abends tue, ist Plunet zu schließen.
Welche der verschiedenen Module und Integrationen, die Plunet anbietet, setzen Sie für Ihr Übersetzungsbusiness ein?
Das für uns wichtigste Modul ist QualityManager. Wir verwenden ihn für die Registrierung, Nachverfolgung und Überwachung von Beschwerden sowie für die Qualitätskontrolle der Lieferanten. Und natürlich hilft er uns, die in der ISO 17100-Zertifizierung festgelegten Regeln einzuhalten; er stellt sicher, dass die Aufträge nur an Lieferanten geschickt werden, von denen wir wissen, dass sie ebenfalls die ISO 17100-Norm erfüllen und genügend Erfahrung mit dem Thema des jeweiligen Projekts haben.
Welche Plunet-Funktionen passen am besten zu Ihren Zielen bzw. Bedürfnissen? Haben Sie eine Lieblingsfunktion?
Es ist schwierig, nur eine zu nennen. In meiner Arbeit als Operations- und QA-Managerin bin ich für das Projektmanagement, unser Qualitätssicherungsteam und auch für das Lieferantenmanagement verantwortlich. Ich arbeite also täglich mit fast jedem Teil des Systems. Wenn ich mich für eine Funktion entscheiden müsste, würde ich sagen, das QualityManager-Modul, weil es uns in so vielen Hinsichten hilft.
Planen Sie, in Zukunft weitere Plunet-Module oder Integrationen zu erwerben?
Ich interessiere mich sehr für das LISA-Modul, denn damit können wir unser Qualitätsmanagement noch weiter verbessern. Leider hatte ich noch nicht die Zeit, mich intensiver damit zu befassen. Es steht immer noch ganz oben auf meiner Wunschliste!
Welche Ziele wollen Sie mit Plunet mittel- und langfristig erreichen?
Wo Menschen arbeiten, werden Fehler gemacht. Unser Ziel ist es, die Wahrscheinlichkeit solcher Fehler so weit wie möglich zu verringern. Plunet hilft uns dabei, dies zu erreichen, indem wir die Projektmanager „zwingen“, mit dem richtigen Lieferanten zusammenzuarbeiten; indem wir unseren Qualitätssicherungs- und Vendor Management-Teams Einblick in das Auftragsfeedback, das Beschwerdemanagement und die Ressourcenbewertung geben; indem wir dem Vertrieb Einblick in das Kundenverhalten und der Unternehmensleitung Einblick in Umsatz und Gewinnspannen ermöglichen.
Ein paar konkrete Ziele und vielleicht noch Verbesserungswünsche haben wir noch: Unser Account-Management-Team möchte Plunet mehr als CRM-System einsetzen. Die Möglichkeiten, die uns das System jetzt bietet, sind leider begrenzt, daher wäre es großartig, wenn diese erweitert werden könnten.
Wir würden außerdem gerne noch mehr Managementinformationen aus dem System herausholen. Das System gibt bereits viele hier, aber wir hätten gerne mehr Reporting-Optionen (kundenspezifische Informationen, KPIs usw.). Es wäre großartig, wenn wir Plunet auch dafür verwenden könnten.
Wir arbeiten kontinuierlich an der Erweiterung der vielfältigen Möglichkeiten, die Plunet bereits bietet, das gilt auch für die CRM- und Reporting-Optionen. Vielen Dank für Ihre Antworten!
Über Euro-Com International
Die im Jahr 2005 gegründete Übersetzungsagentur Euro-Com International bietet das gesamte Spektrum an Übersetzungs- und Lokalisierungsdienstleistungen an. An den zwei Standorten – Renkum (Niederlande) und Kairo (Ägypten) – arbeitet das Unternehmen mit über 2.000 professionellen Übersetzern zusammen und liefert Dienstleistungen in 60 Sprachkombinationen.
