Die neue Version 8.0 des führenden Business- und Übersetzungsmanagementsystems Plunet wurde kürzlich veröffentlicht und steckt voller spannender Neuerungen. Plunet 8.0 hat unsere Kollegen inspiriert, über ihre Lieblingsfunktionen in der neuen Version zu schreiben. Heute beschreibt unsere Implementierungsspezialistin Simona die verbesserte E-Mail-Kommunikation für die Job-Beauftragung.
Viel Spaß beim Lesen!
Wer profitiert von einer verbesserten E-Mail-Kommunikation?
Kommunikation ist heute mehr denn je ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Übersetzungsagenturen. Verschiedene Zeitzonen, räumliche Entfernungen, unterschiedliches Datenhandling sowie Termindruck sind nur einige der Faktoren, die Übersetzungsprojekte verzögern können. Der Schlüssel zum Projekterfolg ist daher eine reibungslose Kommunikation, die den Austausch aller benötigten und relevanten Informationen zwischen Kunden, Projektmanagern und Lieferanten vollumfänglich sicherstellt.
In Plunet 8.0 können die Vorlagen für Jobanfrage- und -beauftragungs-E-Mails mit wichtigen Informationen zu den unterschiedlichen Jobarten oder projekt- und kundenspezifischen Anforderungen verknüpft werden. Dadurch sind alle relevanten Projektdetails bereits in die entsprechende E-Mail automatisch vorhanden, sodass Sie als Projektmanager einen minimalen Aufwand haben und viel Zeit für das Formulieren von E-Mails sparen. Durch personalisierte Ansprachen können Sie zudem die automatisierten E-Mails individualisieren.
Welche Herausforderungen werden damit gelöst?
Schnelle und präzise Kommunikation ist das A und O in der schnelllebigen Sprachindustrie. Mit Plunet 8.0 haben Sie nun mehr Kontrolle über die Einstellungen und die Art und Weise, wie E-Mails versendet werden. So brauchen Sie nicht mehr jede E-Mail zu öffnen und manuell zu versenden, sondern das kann basierend auf Ihren Einstellungen, ganz automatisch im Hintergrund passieren.
Mithilfe von Beauftragungsrunden können Jobs von mehreren Lieferanten angefragt oder ihnen angeboten werde. Mit dem Zusatzmodul VendorSearchManager PRO können zudem kaskadierende Anfragen in Workflow-Vorlagen eingebaut werden.
Job-Annahme-, Ablehnungs- und Stornierungs-E-Mails werden vom System automatisch verschickt. Dadurch sparen sowohl Sie als Projektmanager als auch Ihre Lieferanten wertvolle Zeit.
Die Verbesserungen im Detail
Plunet 8.0 bietet Ihnen folgende neue Möglichkeiten, ihre E-Mail-Kommunikation zu individualisieren.
- Sie möchten zum Beispiel in einer E-Mail für einen Dolmetschauftrag auch schon den Veranstaltungsort angeben? Oder in einer E-Mail für einen Übersetzungsjob gleich die spezifischen Vorgaben mitschicken? Mit der neuen Plunet-Version können Sie nun Vorlagensätze vordefinieren, die für eine bestimmte Jobart und/oder Workflows angewendet werden sollen. Und auch wenn Sie Vorlagen on-the-fly anpassen müssen, ist das problemlos möglich.
- Sie möchten eine Jobanfrage an mehrere Linguisten gleichzeitig senden, die auf unterschiedliche Art angesprochen werden sollen, wie zum Beispiel mit „Hallo Sonny“, „Lieber Herr Kittel“ oder „Hallo Janine?“ Jede(r) erhält nun eine E-Mail mit einer personalisierten Begrüßung.
- Sie müssen einen Übersetzungsjob stornieren? Der Lieferant wird durch eine automatische E-Mail über die Absage informiert, sobald sich der Jobstatus ändert.
- Sie arbeiten mit Kunden-Jobs? Jetzt gibt es für diese Jobart eigene E-Mail-Vorlagen, die Sie an Ihre Bedürfnisse und Anforderungen anpassen können.
- Sie möchten eine E-Mail mit projektspezifischen Dateien im Anhang verschicken? Das ist nun problemlos möglich.
- Oder Sie möchten lieber keine Anhänge versenden? Dafür gibt es nun auch ein Flag. Ausgangsdateien sind damit über einen automatisch generierten Link in der E-Mail direkt abrufbar.
Über Simona
Simona Hodrea ist Implementierungsspezialistin am Plunet-Standort in den USA. Sie führt Trainings für Neu- und Bestandskunden durch und berät diese fachkundig hinsichtlich der individuellen Anpassung ihres Plunet-Systems. Mit ihrer umfassenden Managementerfahrung in der Übersetzungsbranche sowie ihren Kenntnissen in den Bereichen Software, DTP und Dokumentenverarbeitung weiß sie, wie man Kunden erfolgreich unterstützt.
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