Das Business- und Übersetzungsmanagement-System Plunet erfüllt mit seiner konfigurierbaren und flexiblen Plattform die komplexen Anforderungen interner Übersetzungsabteilungen von Konzernen, multinationalen NGOs und Regierungsorganisationen. Doch welche Anforderungen sind das im Detail? Und welche konkreten Lösungen mit welchem Nutzen bietet Plunet dafür?
In diesem zweiteiligen Beitrag möchten wir zeigen, wie interne Sprachendienste mit Plunet die Herausforderungen in der Übersetzungsbranche erfolgreich meistern können.
1. Zentralisierung
Sprachendienste sind Teil großer Konzerne, Organisationen oder Institutionen, die häufig über mehrere Niederlassungen und Standorte verfügen. Die Mitarbeiter und Stakeholder benötigen daher ein zentrales digitales Auftragsverwaltungssystem, über das sie entsprechend ihrer jeweiligen Rollen und Berechtigungen auf Projektinformationen in Echtzeit zugreifen können. Zentralisierung und, damit einhergehend, Übersicht und Transparenz sind Voraussetzungen für effizientes Übersetzungsmanagement.
Zentralisierung spielt auch eine sehr große Rolle bei den Übersetzungsanfragen. Diese kommen von den Fachabteilungen des Konzerns, der Organisation oder Institution meist unsystematisch und zeitversetzt über E-Mail oder gar über den Flurfunk bei den internen Sprachendiensten. an. Für mehr Struktur und Professionalität ist eine integrierte Plattform, über die all diese Anfragen inklusive aller wichtigen Projektdetails verschickt werden können, unverzichtbar.
Welche Lösung bietet Plunet?
Plunet BusinessManager bildet als All-in-one-Lösung alle projektrelevanten Informationen und Daten transparent und übersichtlich in einem System ab. Alle Daten sind von überall aus für Mitarbeiter über ein- und dasselbe System zugänglich. Mithilfe von Buchungskreisen können Rollen und Rechte den unterschiedlichen Standorten bzw. Abteilungen zugewiesen bzw. eingeschränkt werden.
Mithilfe von Plunets integriertem und konfigurierbarem Kundenportal können alle Übersetzungsanfragen und -aufträge erst an individuelle Bedürfnisse und Anforderungen angepasst, dann direkt über das System verschickt und schließlich zentral vom Sprachendienst-Team bearbeitet werden.
Was ist der Nutzen?
Durch die Möglichkeit für jeden Benutzer in Echtzeit auf aktuelle Informationen zuzugreifen, können viel Zeit, Aufwand und letztlich auch Kosten eingespart werden. Und das wirkt sich wiederrum auf das Auftrags- und Projektvolumen aus. So gelingt effizientes Übersetzungsmanagement.
Das Kunden- bzw. Anfrageportal bietet viele praktische Vorteile: Anfragen und Angebote inklusive aller wichtigen Informationen können schnell, einfach und sicher an die richtigen Zielpersonen verschickt werden. Projekte sind für alle Beteiligten transparent einsehbar, wichtige Informationen gehen nicht mehr verloren und der Sprachendienst kann seine Präsenz im Unternehmen durch das Kundenportal festigen.
2. Kostenverfolgung
Eine große Herausforderung für interne Sprachendienste ist es, innerhalb ihres Konzerns, ihrer Organisation oder Institution als Dienstleister wahrgenommen zu werden. Nicht selten werden Unternehmensprojekte an externe Agenturen ausgelagert, mit denen man in der Vergangenheit schon mal gute Erfahrungen gemacht hat. Die Übersicht zu allen Kosten und Prozessen und somit Transparenz und Effizienz sind daher entscheidende Faktoren, um den wertvollen Beitrag, den interne Sprachendienste leisten, sichtbarer zu machen. Die Kosten eines Projekts müssen erfasst und verschiedenen Kostenstellen zugewiesen werden. Diese sind jeweils für eine Abteilung, eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitern oder für eine Projektart verantwortlich. Der interne Auftragssteller muss die Zahlen so nicht selbst eintragen oder lange suchen.
Welche Lösung bietet Plunet?
Plunet bietet detaillierte und benutzerdefinierte Abfragen und Statusberichte in jeder Phase des Workflows an. Diese zeigen alle für die Kostenkontrolle wichtigen Daten an, können an die individuellen Bedürfnisse angepasst und automatisch an die jeweils verantwortlichen Kostenstellen zugeschickt werden.
Mithilfe des kostenfreien CostTransfer-Moduls werden Jobkosten von der Job-Ebene auf die Auftragsebene kopiert und sind so schon zu Beginn des Übersetzungsmanagementprozesses transparent einsehbar.
Was ist der Nutzen?
Eine klare und transparente Übersicht ist die Basis für strategische und schnell zu treffende Entscheidungen. Besonders bei komplexen Arbeitsprozessen, unterschiedlichen Standorten und vielen parallel laufenden Projekten nimmt die Kostenverfolgung viel Zeit und Aufwand in Anspruch. Mithilfe von Plunet kann diese Zeit eingespart, Kosten klar erfasst und im Anschluss analysiert werden, um die Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten.
3. Integration in IT-Infrastruktur
Große Unternehmen und Konzerne arbeiten jahrelang mit ein- und derselben IT-Infrastruktur, die nicht von jetzt auf gleich aufgegeben werden kann. Dazu zählen IT-Lösungen wie ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware und andere Business-Tools. Jede neue Lösung, die in Betracht gezogen wird, muss vor allem eins sein: integrierbar.
Welche Lösung bietet Plunet?
Plunet ist modular aufgebaut und kann unterschiedliche Software in Arbeitsprozesse einbetten – ganz egal, ob für einfache oder komplexe Workflows. Mithilfe dynamischer Integrationen können alle marktrelevanten CAT-Tools (von RWS, memoQ, Memsource u.a.) angebunden werden. Die funktionsstarke Plunet API ermöglicht die nahtlose Anbindung von ERP-, eProcurement- und Content-Management-Lösungen an Plunet.
Was ist der Nutzen?
Durch die hohe Flexibilität und Anpassbarkeit der Plunet-Software können bestehende IT-Lösungen mit Plunet verbunden und somit weiter verwendet werden. Zeitintensive IT-Umstellungen und Einführungen in neue Softwareprogramme werden vermieden. Gleichzeitig können die Vorteile modernster Projektmanagement-Technologie genutzt werden. Durch die nahtlosen Integrationen entfallen außerdem redundante Schritte und der Wechsel zwischen Software. Das Ergebnis: Mehr Zeit für kreative und strategische Aufgaben.
Plunet verfügt über langjährige Erfahrung hinsichtlich komplexer Großkundenprojekte. Von der systematischen Analyse und Beratung über die professionelle Implementierung bis hin zum erstklassigen Anwender-Support – mit Plunet haben Sie immer einen starken Partner an Ihrer Seite. Eine Vielzahl weltweit agierender Konzerne, multinationaler NGOs und namhafter Regierungsorganisationen optimieren ihr Übersetzungsmanagement bereits sehr erfolgreich mit Plunet.
Sie haben Interesse an einer Plunet-Demo? Dann schreiben Sie einfach eine Nachricht an sales@plunet.com mit dem Betreff „Plunet-Demo für Sprachendienst“ und wir melden uns unverzüglich bei Ihnen.
Im zweiten Teil unseres Beitrags gehen wir auf drei weitere Herausforderungen der Übersetzungsbranche und Plunets Lösungen dafür ein.
