Menu

Plunet-Mitarbeiter im Interview: Was macht eine gute Implementierung eines Translation Management Systems aus?

Was macht eigentlich eine gute Implementierung aus? Was ist dafür wichtig?

Genau diese Fragen haben wir uns in der Redaktion auch gestellt und deshalb jemanden gefragt, der sich mit diesem Thema richtig gut auskennt. In unserer Reihe “Mitarbeiter im Interview” stand uns Peggy Grafe, Head of Implementation bei Plunet zu diesem spannenden Thema Rede und Antwort.

Viel Spaß beim Lesen und “Hallo Peggy!”

Peggy Grafe_head of implementation_Plunet_translation management systems
Peggy Grafe, Head of Implementation, Plunet GmbH

Stell Dich mal vor. Wer bist Du?

Ich bin Peggy Grafe und seit 2009 bei Plunet. Ich habe hier als Business Development Manager begonnen und mich dann nach kurzer Zeit intern umorientiert. Heute bin ich Head of Implementation bei Plunet.

Was ist Deine Aufgabe bei Plunet?

Ich leite die Implementierungsabteilung und verantworte die Plunet-Implementierungen bei unseren weltweiten Neukunden. Das beinhaltet die Systemkonfiguration im Admin-Training und die Systemschulung in den Anwendertrainings. Darüber hinaus berate ich unsere Kunden bei der Optimierung ihrer Unternehmensprozesse und halte die regelmäßigen Release-Webinare zu den neuen Plunet-Versionen.

Was umfasst das Admin-Training genau?

In Plunet gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. In der Regel beginnen wir damit, die Grundeinstellungen im System anzupassen. Plunet wird mit einer sogenannten Auslieferungsdatenbank bereitgestellt. Diese wird dann an die Bedürfnisse des Kunden angepasst. Dazu gehört zum Beispiel das Hinterlegen von eigenen Preislisten und Leistungsarten oder das Individualisieren der Dokument- und Email-Vorlagen.

Was ist Inhalt des Anwendertrainings?

Im Anwendertraining lernt der Kunde, das System zu bedienen und seine Prozesse bestmöglich zu automatisieren. Er erfährt zum Beispiel, wie man Kunden und Mitarbeiter anlegt, Schablonen und Jobketten erstellt, welche Suchfiltereinstellungen es gibt, wie man ein Angebot vorbereitet und verschickt, Jobs bearbeitet, Freelancer beauftragt und wie man das Ganze abrechnet. Also wir erklären wirklich das System von A bis Z.

Wer nimmt an den Trainings teil?

Das Admin-Training findet zusammen mit den zukünftigen Systemadministratoren statt, die später die Plunet-Instanz pflegen und verwalten. Das anschließende Anwendertraining ist für diejenigen, die später mit Plunet BusinessManager produktiv arbeiten. Das sind in erster Linie die Projektmanager, Teamleiter und die Geschäftsführung. Aber auch Vendormanager, Übersetzer und Mitarbeiter der Buchhaltung nehmen gelegentlich an den Trainings teil. Das ist auch von der Teamstruktur abhängig.

Wie lange braucht man im Durchschnitt, um das Arbeiten mit Plunet zu erlernen?

Die gesamte Trainingsphase mit Einrichten, Erlernen und Testen des Systems dauert circa drei Monate – mit einem guten Puffer. Aber eigentlich lässt sich das schwer pauschal sagen. Jeder Kunde ist unterschiedlich und es kommt daher auch immer ein bisschen auf die Rahmenbedingungen an.

Was meinst Du damit genau?

Das hängt in erster Linie von der Unternehmensstruktur und dem Umfang des Projektes ab. Handelt es sich um eine Standardimplementierung, dauert sie circa drei Monate. Bei komplexen Projekten mit einem hohen Anteil an Individualentwicklungen kann die Implementierungsphase auch deutlich länger dauern.

Warum ist eine professionelle Implementierung so wichtig?

Im Rahmen der professionellen Implementierung werden dem Kunden nicht nur die Funktionen und die Einrichtung des Systems erklärt. Unsere Dienstleistung beinhaltet ebenso einen großen Anteil Prozessberatung. Gemeinsam mit dem Kunden werden die bestehenden Arbeitsprozesse analysiert und Lösungen erarbeitet, wie man diese effizienter strukturieren und insgesamt verbessern kann. Plunet ist ein sehr gutes Werkzeug, um diese Ziele zu erreichen.

Ein weiterer Aspekt ist die konkrete Terminsetzung für den Go-Live. Durch eine professionelle Implementierung hat man feste Trainingstermine und ein Enddatum, auf das man hinarbeitet. Dadurch stellt man zum einen sicher, dass man pünktlich Live geht. Zum anderen, dass die späteren Anwender die Funktionen beim Go-Live kennen, diese bestmöglich für ihre Abläufe einsetzen und das volle Potential des Systems ausschöpfen.

Wie sieht die Kundenbetreuung nach der Implementierung aus?

Selbstverständlich findet auch nach dem Live-Gang weitere Betreuung durch die Implementierungsabteilung statt. Gerade in den ersten Wochen hat man erfahrungsgemäß kleinere Rückfragen und mit diesen kann man sich direkt an uns wenden. Darüber hinaus steht unseren Kunden ein Ticketsystem 24 Stunden am Tag zur Verfügung, das für Anwenderfragen genutzt werden kann.

Was sind die Vorteile eines Ticketsystems?

Das Ticketsystem bietet gegenüber direkten E-Mails den Vorteil, dass alle Anfragen erfasst, bearbeitet und gelöst werden. Separate E-Mails können untergehen, wenn die entsprechende Person nur eingeschränkten Zugriff auf ihre Mails hat oder mal krank ist. Im Ticketsystem dagegen haben wir die Transparenz und den Überblick über sämtliche Anfragen und können diese direkt dem richtigen Ansprechpartner zuweisen. Das ist zugleich auch ein großer Vorteil für den Kunden. Er erhält schnell und direkt Antwort auf sein konkretes Problem.

Pro Jahr werden ja zwei Plunet Hauptversionen mit vielen Weiterentwicklungen veröffentlicht. Wie werden die Anwender mit diesen neuen Features vertraut gemacht?

Dafür gibt es die Release-Webinare, in denen die wichtigsten Neuerungen vorgestellt und erklärt werden. Darüber hinaus gibt es ausführliche Release Notes in deutscher und englischer Sprache. In diesen wird jede einzelne Neuerung umfassend beschrieben. Wem das nicht reicht, hat natürlich jederzeit auch die Möglichkeit, vertiefende Team-Trainings zu den Releases zu buchen.

Wann machen Trainings generell Sinn?

Der Funktionsumfang von Plunet wächst stetig. Kleinere Sprachdienstleister (LSPs) haben im Zweifelsfall nicht die Ressourcen sich kontinuierlich mit den neuen Funktionen in Plunet zu beschäftigen. Daher kann es für diese LSPs durchaus sinnvoll sein, von Zeit zu Zeit Trainings anzufragen.

Darüber hinaus gibt es den Fall, dass Sprachdienstleister XY schon seit mehreren Jahren mit dem System arbeitet. Irgendwann fängt er an, die eigenen Arbeitsprozesse zu hinterfragen und ist sich nicht mehr sicher, ob man noch das gesamte Potential von Plunet BusinessManager tatsächlich ausnutzt. Viele meiner Kunden fragen mich das und nehmen dann unsere professionelle Beratung in Anspruch. Wir analysieren dann gemeinsam die aktuellen Unternehmensprozesse, bewerten sie und geben konkrete Handlungsempfehlungen und unterstützen bei der Umsetzung.

Vielen Dank für das Gespräch, Peggy!

Teilen

 

Ihre Kontaktdaten

!
!
!
!
!
!
!
!