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Wie die Deutsche Bahn ihr Übersetzungsmanagement zukunftsfähig machte

Die Deutsche Bahn ist einer der größten Anbieter von Mobilitäts- und Logistikdienstleistungen weltweit. Der interne Sprachendienst des Konzerns setzt für Inhouse-Kunden eine große Bandbreite an Sprachservices um: Von Übersetzen und Dolmetschen über Lektorat und Post-Editing bis zu Untertitelung.

Titelbild_Customer Story_Deutsche Bahn
1994
Gründungsjahr DB-Konzern
> 100
Länder mit Aktivitäten
320k
Mitarbeiter des DB-Konzerns
< 20
Mitarbeiter des Sprachendienstes
> 100
Sprachkombinationen
2018
Mit Plunet gestartet

Einleitung

Der Sprachendienst der Deutschen Bahn nutzte für sein Auftragsmanagement jahrelang ein selbst programmiertes Tool, das nur sehr wenige Funktionalitäten bot. Bei der Konzeption im Jahr 2003 stand ein elektronisches Dateimanagement im Fokus, das die bis dato verwendeten Umlaufmappen ersetzen sollte. Das damalige Tool war zwar robust und einfach in der Anwendung, doch erforderte es einen großen manuellen Aufwand.

Ein Wechsel der Betriebsumgebung stellte dann 2017 alles infrage: Es wurde schnell klar, dass sich weder eine Migration noch eine Weiterentwicklung auszahlen würden. Dafür eröffnete sich die Chance, zeitgemäße cloudbasierte Systeme zu nutzen. Und: Mit dem notwendigen Wechsel des Tools konnten auch die gewohnten Arbeitsprozesse radikal infrage gestellt werden.

Schnell wurde uns bewusst: Unsere Prozesse waren nicht zukunftsfähig. Ein modernes Workflowmanagement-System sollte uns effizientere Prozesse ermöglichen.Annette KrausLeiterin Sprachenmanagement Deutsche Bahn AG
Annette Kraus_Deutsche Bahn

Die Herausforderungen

Funktionalität und Flexibilität

Das verwendete Tool bot nur wenige Funktionalitäten, diese waren zudem mit vielen anderen Systemen nicht kompatibel. Durch neue agile Arbeitsweisen innerhalb des Konzerns wurde Flexibilität auch für die Umsetzung von Übersetzungsmanagement-Prozessen immer wichtiger.

Umstellung auf neue Arbeitsprozesse

Die Mitarbeiter mussten sich erst gedanklich radikal von alten Prozessen und Gewohnheiten befreien, um sich dann unvoreingenommen auf neue und andere Lösungswege einlassen zu können.

Wettbewerbsfähigkeit

Die Übersetzungsbranche zeichnet sich durch Schnelllebigkeit und Innovationsdruck aus. Um auf zukünftige Herausforderungen schnell und angemessen reagieren zu können, musste der Sprachendienst die technologischen Grundlagen dafür schaffen.

Die Lösung

Der Sprachendienst der Deutschen Bahn suchte also einen Partner, der die notwendige Expertise und Flexibilität für die Umsetzung seiner Übersetzungsmanagement-Prozesse mitbrachte. Das neue System sollte sowohl die Auftragsverwaltung unterstützen als auch den Mitarbeitern mehr Freiheiten und Verantwortung bieten, Prozesse selbst zu erschließen und anzupassen. Der Sprachendienst der Deutschen Bahn entschied sich für Plunet.
Drei weitere Gründe waren dafür ausschlaggebend:
• Der stringente Aufbau des Systems
• Die hohe Anpassbarkeit von Workflows
• Die Anbindungsmöglichkeiten an andere Lösungen

Wir hatten großes Vertrauen in Plunet, dass wir mit dem neuen Workflowmanagement-System auch für uns einen neuen, optimalen Übersetzungsprozess schaffen würden.Tom WinterTerminologe und Sprachtechnologe im Sprachenmanagement der Deutsche Bahn AG
Tom Winter_Deutsche Bahn AG

Die Vorteile

Transparenz und Übersicht

Plunet ermöglicht es dem Sprachendienst, die einzelnen Schritte bei Planung und Durchführung von Übersetzungsprojekten nachzuvollziehen und eine gute Übersicht zu erhalten. Analytisches Denken und planvolles Handeln werden so zudem gefördert.

Blockaden früh erkennen

Das Arbeiten mit Plunet erleichtert es, Hindernisse, Schwierigkeiten und Engpässe zu erkennen. So können frühzeitig geeignete Maßnahmen getroffen werden, um einen reibungslosen Projektfluss zu ermöglichen.

Effizientes Auftragsmanagement

Durch die effiziente Auftragsverwaltung bis hin zur Einbindung von Plunet in den konzernweiten Rechnungsbearbeitungsprozess konnten 30 Prozent der zuvor aufgewandten Zeit eingespart werden. Diese wird nun effektiv in individuelle Beratungen und Optimierung der Prozesse investiert, die wiederum eine höhere Kundenzufriedenheit bewirken.

Zahlreiche Anbindungsmöglichkeiten

Mit der anpassbaren Plattform Plunet BusinessManager können via Schnittstellenintegrationen und der Plunet-API alle marktrelevanten CAT-Tools sowie andere IT-Lösungen weitreichend angebunden werden. Das Hin- und Herschalten zwischen den einzelnen Anwendungen entfällt weitestgehend und die benötigten Daten werden systemübergreifend aktuell gehalten. Die positive Folge: Eine signifikante Reduzierung des manuellen Aufwands, aus der sich eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis ableitet.

Ausblick

Nach zwei Jahren Arbeiten mit Plunet haben sich für den Sprachendienst der Deutschen Bahn nicht nur die Arbeitsprozesse sondern auch die Zukunftsaussichten verändert. Gewappnet mit der modernen und anpassbaren Technologie plant der Sprachendienst, die Nutzung von Plunet BusinessManager auszubauen. Neben der dynamischen memoQ-Integration sollen in nächster Zeit auch Integrationen zu Finanzbuchhaltungssystemen, der Ausbau weiterer Schnittstellen sowie eine stärkere Automatisierung angegangen werden.

Plunet bietet uns eine Riesen-Chance: Die Vorteile einer Workflowmanagement-Lösung zusammen mit der notwendigen Expertise für das Übersetzungsmanagement. Ohne Plunet hätten unsere Inhouse-Kunden den direkten und einfachen Zugang zum Sprachenmanagement der Deutschen Bahn verloren.Annette KrausLeiterin Sprachenmanagement Deutsche Bahn AG
Annette Kraus_Deutsche Bahn

 

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