Die Akronyme BMS und TMS stehen für zwei Typen von technologischen Lösungen in der Übersetzungsbranche, die unterschiedliche Bedürfnisse erfüllen und sich gegenseitig ergänzen können.
In diesem Beitrag wollen wir zunächst auf die Charakteristika dieser zwei Systeme eingehen, um die Unterschiede und potentiellen Synergien besser herausstellen zu können. Im nächsten Schritt werden wir die wichtigsten Funktionen und die Vorteile unserer eigenen BMS-Lösung Plunet BusinessManager beleuchten.
Dass BMS und TMS auch sehr gut miteinander kombiniert werden können, zeigen Plunets dynamische CAT-Integrationen mit allen relevanten CAT-Anbietern am Markt. Als Beispiel wird hier die dynamische CAT-Integration mit memoQ veranschaulicht.
Wofür stehen BMS und TMS?
In der Praxis werden die beiden Akronyme BMS (Business Management System) und TMS (Translation Management System) nicht immer einheitlich für Systeme verwendet, die festgelegte Voraussetzungen erfüllen. Um Missverständnissen vorzubeugen, möchten wir uns hier auf die Definitionen stützen, die Nimdzi, das internationale Marktforschungs- und Beratungsunternehmen der Sprachenindustrie, verwendet und diese inhaltlich weiter ausführen.
BMS
Definition nach Nimdzi
Einige Anbieter und Benutzer beharren darauf, dass TMS ein System mit Verwaltungsfunktionalität ist und nicht unbedingt über eine CAT-Tool-Funktionalität verfügt. Wir nennen eine solche Technologie jedoch ein Business Management System (BMS), da es genau das tut: Es hilft bei der Verwaltung von Geschäftsvorgängen.
Zielgruppe: Sprachdienstleister und interne Übersetzungsdienste größerer Organisationen mit einfachen bis komplexen Arbeitsprozessen. Das System wird von vielen unterschiedlichen Parteien genutzt, darunter Kunden, externe Anbieter, interne Teammitglieder wie Projektmanager, Vertriebsmitarbeiter, Qualitätsmanager, Lieferantenmanager, Firmeninhaber, IT-Mitarbeiter und Buchhaltern.
Sinn und Zweck: Ein BMS unterstützt Sprachdienstleister und Übersetzungsabteilungen bei der Führung ihrer Geschäfte, von der Aufnahme von kundenseitigen Anfragen über die Erstellung von Bestellungen bis hin zur Rechnungsstellung. Es verwaltet nicht nur die Übersetzungsabläufe, sondern auch alle Arbeitsschritte, die vor und nach einem Projekt anfallen.
Aufbau: Das System ist so konzipiert, dass alle Beteiligten innerhalb eines Unternehmens bzw. einer Organisation und ihre Arbeitsprozesse miteinander verbunden werden, um gemeinsam an der die jeweilige Geschäftsstrategie umzusetzen.
Bestandteile: Wichtige Bestandteile sind die Datenbankverwaltung für Kunden und Lieferanten sowie der Zugriff auf wichtige Statusberichte, die dabei helfen, die richtigen Entscheidungen für den Erfolg des Unternehmens zu treffen.
TMS
Definition nach Nimdzi
Lösungen, die nicht nur Managementfunktionen, sondern auch CAT- und Qualitätssicherungsoptionen bieten, werden als TMS bezeichnet.
Zielgruppe: Organisationen und Sprachdienstleister. Ein TMS stellt ein Bindeglied zwischen Übersetzungskäufern, Übersetzungsdienstleistern, freiberuflichen Übersetzern, Terminologen, Lektoren und Korrektoren dar.
Sinn und Zweck: Ein TMS unterstützt komplexe Übersetzungen und ermöglicht es, Lokalisierungsworkflows zentral zu verwalten und zu automatisieren. An diesen Workflows können die Beteiligten gleichzeitig und ortsunabhängig arbeiten. Das System unterstützt sie bei der Konsolidierung und Verwaltung von Sprachbeständen, der Automatisierung von Prozessen, der Überwachung von Workflows und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Übersetzern und Projektmanagern in Echtzeit.
Aufbau: Die offene Architektur eines TMS ermöglicht zudem die Anbindung verschiedener Systeme über Schnittstellen, z.B. für Content Management, Produktinformationsmanagement, maschinelle Übersetzung. Auf diese Weise kann eine zusammenhängende Prozesskette für den nahtlosen Datenaustausch aufgebaut werden.
Bestandteile: Die zentralen Bestandteile sind eine kundenspezifische Translation Memory (TM), eine Terminologiedatenbank und ein Übersetzungstool. Darüber hinaus bietet ein TMS auch Übersetzungs- und Qualitätsmanagementfunktionen.
Plunet: Die wichtigsten Funktionen und Vorteile
Nach den allgemeinen Definitionen möchten wir nun auf ein konkretes Beispiel für eine BMS-Lösung eingehen. Plunet ist ein webbasiertes und konfigurierbares Business-Management-System, das alle wichtigen Schritte eines umfangreichen Projekt- und Workflow-Managementprozesses in einer Lösung anbietet. Im Gegensatz zu memoQ verfügt es über keine CAT-Tool-Funktionalitäten, kann diese aber über nahtlose CAT-Integrationen effizient einbinden.
Wir werfen nun einen Blick auf eine Auswahl der wichtigsten Funktionen, die Plunet auszeichnen und die Vorteile, die diese für Benutzer bedeuten können.
Kontaktmanagement und CRM
Plunet verfügt über eine umfassende und anpassbare Lieferanten- und Kundendatenbank, einschließlich granularer Benutzerzugriffsrechte für verschiedene Benutzertypen.
Vorteile: Flexibilität, Übersicht und Kontrolle
Anfrage- und Angebotsmanagement
Die Aufnahme von Anfragen kann manuell, über das Kundenportal, über ein System eines Drittanbieters (z.B. CRM) oder direkt von der Webseite des Kunden über die Plunet-API erfolgen.
Das Kundenportal ermöglicht ein einfaches und sicheres Hochladen von Dateien, eine transparente Übersicht zu allen Anfragen und Projekten sowie die Automatisierung des gesamten Arbeitsablaufs für Käufer.
Vorteile: Flexibilität, Zeitersparnis und Transparenz
Rechnungsmanagement und Reporting
Plunet automatisiert den Prozess sowohl für Eingangs- als auch für Ausgangsrechnungen, indem es Benutzern die einfache Erstellung von Rechnungen auf der Grundlage von Projekt- und Bestelldaten ermöglicht. Alle benötigten Informationen zu Währungen, Steuern und Rechnungskontakten können aus dem Kontaktprofil abgerufen werden. Durch die Standardisierung und die dadurch resultierende Datengenauigkeit können das Risiko für menschliche Fehler minimiert und Kosten eingespart werden.
Statusberichte ermöglichen es Geschäftsinhabern, strategische Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu treffen und dadurch ein besseres Wirtschaften zu ermöglichen.
Vorteile: Kostenersparnis und effiziente Finanzentscheidungen
Zentralisierung und Standardisierung
Alle Projektinformationen, Daten und Aufgaben werden in Plunet zentral abgelegt und sind für alle Beteiligte von überall aus zugänglich.
Die Standardisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen helfen dabei, Käufern einen schnelleren Service zu bieten und ermöglichen einfache Onboarding-Prozesse.
Vorteile: Zeitersparnis, Qualitätssteigerung und Fehlerminimierung
Nahtlose Anbindungen
Durch seinen modularen Systemaufbau kann Plunet an Software von diversen Drittanbietern wie Finanzbuchhaltungs-, CAT-und CMS-Lösungen nahtlos angebunden und ein hocheffizientes Arbeiten ermöglicht werden.
Vorteile: Flexibilität und Zeitersparnis
Die CAT-Integration zwischen Plunet und memoQ
Plunets nahtlose CAT-Integration mit memoQ ermöglicht die Einbindung wichtiger memoQ-Funktionen in den Plunet-Workflow. Es ist nicht mehr notwendig, zwischen zwei Systemen hin- und herzuwechseln, manuelle Aufgaben können stark reduziert und viel Zeit eingespart werden.
Die Grafik zeigt, wie ein Übersetzungsmanagement-Workflow unter Verwendung der CAT-Integration zwischen Plunet und memoQ aussehen kann.
In unserer aufgezeichneten Partner Präsentation mit memoQ vom 13. Mai 2020 erfahren Sie mehr zum Thema.
